ご利用のしおり　～　お申し込みについて

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◆　使用申請について　◆

●基本事項

• 　使用申請は、文化会館１階の事務所にて行います
• 　施設使用許可申請書に必要事項をご記入の上、現金で使用料金をお支払いいただきます
• 　間違いを防ぐため、電話、口頭及び郵便、E-mail等での使用申請は受付いたしません
• 　使用申請の際は、使用内容について具体的な説明のできる方がご来館下さい
  ※内容によっては許可できない場合があります。「使用許可の制限」をご覧下さい
• 　使用申請期間は、ホールとその他の部屋で以下のように異なります

大・小ホール	使用開始日の１年前の同月同日から１５日前まで
その他の施設 (2F,3F,4Fの各室)	使用開始日の前月初日～３日前まで （展示会は使用日の６ヶ月前の同日から）
申請受付時間	午前８時３０分～午後８時（ただし休館日を除く）

• 　大小ホール及び展示会に付随してその他の施設を使用する場合は、同時に申請を行なう事ができます
• 　大小ホール及び展示会の申請の際、午前８時３０分の時点で同日同施設を希望される方が２組以上の場合、抽選により使用団体を決定します
• 　上記期日が休館日の場合、直後の開館日に使用申請を受け付けます
  　また申込最終日が休館日の場合は、直後の開館日に使用申請を受け付けます

●手続きに必要なもの

• 　使用料金(参考:使用料金表)
• 　企業／団体利用の際には、住所や電話番号などの判るもの(名刺、企業案内)などをご持参下さい
• 　自営業者や無店舗で販売業務などを行なっている方は、営業内容や販売している商品の内容が判るものをご持参下さい

●月初受付

• 　毎月初日は多数の団体が申請に来られるため、文化会館１階事務所ではなく、館内の別室にて申請受付を行ないます
• 　申請を受付けする順序は早く来た順ではなく、午前８時３０分の時点で申請会場に来場されていた方で抽選を行い、受付順序を決定します
• 　午前８時３０分を過ぎて申請会場に入られた方は、受付順序が最後となります
• 　毎月初日には３０から４０団体が申請を行う為、最長で２時間程度お待ちいただくことがあります

●FAXによる申請

• 　遠方であるなどの理由で、来館しての申請が不可能である場合は、ＦＡＸを利用した申請を行なうことができます
  ※旧市内、国府、清見、一之宮、久々野地域以外の方のみ受け付けます
• 　電話などで施設の空き状況を確認した後、当館より送られるFAX申請書に必要事項をご記入の上、ご返送下さい
• 　料金は、申請後1週間以内（又は指定日まで）に、前払いで振込み又は現金書留にてお支払い下さい（手数料は申請者が負担）
  ※指定日までに入金確認が取れない場合は申請を無効とし、以後FAXでの申請はお取り扱いいたしません
• 　使用日まで日数が無い場合、入金確認が取れないことがあるため、ＦＡＸによる申請をお断りする場合があります
• 　上記に記載したとおり毎月初日は申請が多数のため、午前中はFAX申請及び空き状況の問い合せはできません。毎月初日に限りFAXによる申請は、午後1時より受付ます
• 　その他の利用条件は、一般の申請と同様です

●先約申請(申請期間延長の特例)

• 　ホール以外の施設でも以下のような場合には、協議の上１年前の同月同日からの予約が可能となる場合があります。詳しくは事務所までお問合せ下さい

大規模な利用(概ね５０名以上)の場合

展示会などにおける作品制作の都合上、日程を確定する必要がある場合

公の利用に関する場合

• 午前８時３０分の時点で同日同施設を希望される方が２組以上居た場合、抽選により使用団体を決定します
• 　上記期日が休館日の場合、直後の開館日から使用申請を受付ます。また、申込み期限の末日が休館日の場合、直後の開館日でも受付を行ないます
• 　申請の際には、「会場先約許可願い(PDF)」を一緒に提出していただき、内容を精査した上で使用許可のご連絡を差し上げます。したがって、当日すぐに許可が出せない場合があります。また使用を許可できない場合もあります
• 使用料金の納入は、申請時ではなく使用許可が下りた後に、速やかに納入してください。速やかに納入されない場合は、使用許可を取り消す場合があります

●商業宣伝（企業、販売業者の方は必ずお読み下さい）

• 　企業名、商品名などを明記して不特定多数の人を集める催しは、基本的に商業宣伝と見なします。また、特定の方だけを集める場合でも、商品や利益の説明を行なう場合には、商業宣伝と見なします。詳しくは事務所までお問合せ下さい
• 　商業宣伝の内容の判るもの（パンフレットなど）と印鑑をご持参下さい
• 　商業宣伝の内容によっては、すぐに使用許可を出せない場合があります。その場合には後日使用許可／不許可のご連絡を差し上げます。この場合、使用料金の納入は、申請時ではなく使用許可が下りた後に、速やかに納入してください。速やかに納入されない場合は、使用許可を取り消す場合があります
• 　「商業宣伝行為禁止事項確認書(PDF)」を提出していただきます。確認書に署名・捺印が無ければご利用になれません

●料金を徴収する催し

• 料金を徴収する催しは、本来大・小ホールでのみ許可されます。しかし、以下の条件において他の施設でも許可できる場合があります。詳しくは事務所までお問合せ下さい
  

  公及び非営利団体が主催する催しである

  営利を目的とした催しではない(営利を目的とした団体が不特定多数を集めて行なう催しは、全て営利を目的とした催しと見なします)

  徴収した料金は、会場費、資料代などその日の催しを行う為の費用として利用される(講師代については、外部から招聘した講師の場合のみ、費用として含みます)

• 公及び非営利団体が行なう催し以外で料金を徴収する場合は、規定の料金加算額が発生します。加算額の詳細については「使用料金表」を参照してください
• 市民活動や高山市公民館登録団体の活動においては、料金加算額の減免を行なう場合があります。詳しくは事務所までお問合せ下さい

●市主催事業、コンベンション等

• 　市主催事業及び飛騨高山観光コンベンション協会を通しての申請においては、使用日の３年前からの申請を受付ます
• 　催しの内容によっては減免措置や助成を受ける事ができます
• 　その他の利用条件は、一般の申請と同様です
• 　詳しい内容は、市主催事業については文化会館事務所まで、コンベンションについては飛騨高山観光コンベンション協会（0577-36-3315）へお問合せ下さい

●　公の使用の場合の特例措置

• 　使用料金／精算料金の後払いを受付る場合があります
• 　小規模施設でも先約申請を受付る場合があります
• 　その他の利用条件は、一般の利用と同様です
  ※料金後払いで取り消しを行なった場合は、取消日により規定のキャンセル料金の請求をさせていただきます

●その他

詳しい内容については文化会館事務所(0577-33-8333)までお問合せ下さい

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◆　使用時間および期間　◆

●使用時間

• 　ホール及びその他の施設の使用時間は、以下のとおりです。

施設	午前	午後	夜間
大・小ホール（楽屋含む）	9:00～12:00	13:00～16:00	17:00～21:00
大・小ホール以外	9:00～12:00	13:00～17:00	18:30～21:30

• 　各時間帯間(12:00～13:00など)は、使用料金に加えて延長料金を支払うことで使用可能です。ただし、各時間帯を連続して使用する場合(9:00～17:00の使用など)の際は、時間帯間の延長料金はいただきません
• 　大小ホールの利用時間は本番可能時間であり、準備及び片付けの為の前延長及び夜間延長は可能です
• 　使用時間には、準備及び片付けにかかる時間も含みます
• 　大小ホールは、定刻になりましたら舞台技術員が開錠を行ないます
• 　大小ホール以外は、使用開始時間(延長開始時間)の10分前から、事務所にて鍵をお渡しいたします
• 　使用終了時間(延長終了時間)までに、事務所へ鍵をご返却下さい。ただし、大小ホールは舞台技術員が施錠を行ないますので返却は不要です
• 　上記時間を超えた場合は、それぞれ延長料金(1時間単位)が必要です。ただし、夜間の終了時間を超えての利用は出来ません(大小ホールの片付け及び楽屋利用を除く)
• 　事前にご連絡いただくことにより、午前8時からの利用が可能です。なお、午前8時以前の利用は、保安上認められません
  ※当日申し出られてもご利用になれません

●使用期間

• 　通常利用の場合（大小ホールの利用を含む）は、引き続き3日間まで
• 　展示会での利用の場合は、引き続き6日間まで
• 　いずれも準備と片付けの日を含みます
• 　日や時間を分けて使用する場合には、この限りではありません
• 　市主催事業及び飛騨高山観光コンベンション協会を通しての申請においては、この限りではありません

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◆　使用許可の制限　◆

• 　次の場合、施設使用許可はできません。
• 　違反した場合、すでに許可している場合でも使用許可の取消し、あるいは使用を停止し直ちに退去していただく場合があります
• 　下記事項に反した場合、以後の申請をお受けする事はできません

1.	公の秩序または善良な風俗を乱すおそれがあると認められたとき
2.	直接的間接的を問わず「集団的に又は常習的に暴力行為を行うおそれがある組織」との係わりがあると認められたとき
3.	建物または附属設備を損傷するおそれがあるとき
4.	会館の管理上、支障をきたすおそれがあるとき
5.	偽りその他の不正な行為により使用の許可を受けたことが明らかになったとき
6.	使用許可を受けた目的以外に使用したときおよびそのおそれがあるとき
7.	使用の権利を譲渡したり転貸したとき
8.	ホール以外での営利を目的とした利用(有料の催し、物品の販売を目的とした利用など)
9.	商業宣伝及び料金を徴収する催しにおいて、別途定める規約に反しているとき
10.	その他条例、規則に違反する行為等があったとき

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◆　使用料の納入　◆

●基本事項

• 　施設使用料金は、使用許可申請手続きの際に現金にてお支払下さい
• 　冷暖房料、超過使用料等の当日発生する使用料金については、お帰りの際にお支払い下さい（複数日連続使用の場合には、最終日精算も可能です）
• 　有料のイベント及び商業宣伝(商用利用)の場合は、料金加算が発生します
• 　加算額は申請時にお支払いください。入場料金が確定していない場合は、申請時に通常料金をお支払いいただき、最終精算時に加算額を徴収いたします

●ホール利用の場合の特例

• 　附属設備使用料金の算出が撤去完了後となるため、当日に支払い金額が確定しない場合があります。その際は、後日精算額をご連絡いたしますので、現金又は振込みによってお支払い下さい
• 　仕込み時間については施設使用料金の減免措置がありますが、申請時点では減免前の使用料をお支払いいただきます
  ※最終精算時に減免を適用し、精算額より差し引かせていただきます
  

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◆　使用の取り消し　◆

●基本事項

• 　使用を取消しされる場合は、ただちに取り消しの手続きを行なってください
• 　使用者より取消しの申請があった場合には、使用日までの日数により納付された使用料を以下のように返還します

  大・小ホール	使用日の６ヶ月前まで	全額を返還
  	使用日の３ヶ月前まで	50%を返還
  	使用日の３０日前まで	20%を返還
  その他会議室、展示室、楽屋など	使用日の１ヶ月前まで	全額を返還
  	使用日の７日前まで	50%を返還

• 　返還可能期日を過ぎた場合、使用料金の返還はいたしません
• 　各期日が休館日である場合、その直後の開館日に手続きを行なえば、各期日に手続きした事と見なします

●手続きに必要なもの

• 　申請時にお渡しした使用許可書が必ず必要です。使用許可書が無い場合は、取消の手続きは行なえません
• 　代表者又は使用責任者の印鑑が必要です。本人が来られない場合には委任状(様式は自由。代表者又は使用責任者が押印の上、来館者の氏名を明記してください)をご用意の上、来館者の印鑑をご用意下さい
• 　災害等その他使用者の責に帰することのできない事由により使用できなかったときは、使用日の１週間後までに手続きを行なう事で、全額を返還することができます

●その他

• 　公の行事などで料金後納となっている場合は、規定料金より上記返還額を差し引いたキャンセル料金を請求いたします。またキャンセルの連絡がなかった場合は、規定料金をキャンセル料金として請求いたします
• 　商業宣伝及び入場料金徴収による使用料金の加算がある場合は、使用日前に届け出る事により加算分の全額を返還します
• 　上記以外のいかなる理由によっても、料金の返還はいたしません

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◆　使用の変更　◆

●基本事項

• 　大小ホール以外の施設の場合、使用日の７日前まで可能です
  
• 　大小ホールの場合、使用日の変更を行なう事はできません。取り消し手続きを行なった後、再度使用申請を行なってください
  ※取り消しの際には規定に従い還付を行ないますので、取り消し手続きに必要なものをご持参下さい

●手続きに必要なもの

• 　変更の手続きには、申請時にお渡しした使用許可書が必ず必要です
  　使用許可証が無い場合は、変更ができない場合がありますので、許可証は無くさないようにしてください
• 　変更により差額の支払いが必要となる場合は、差額使用料金を納入してください

●その他

• 　変更により料金に差額が出る場合は、以下のように扱います
  

  料金が上がる場合は、元の使用料金との差額をいただきます

  料金が下がる場合は、差額は返還いたしません

  ※場合によっては、変更手続きでなく取り消し手続きを行い、新たに申請を行なったほうが良い場合があります。詳しくは事務所までお問合せ下さい
  
• 　変更可能期日が休館日である場合、その直後の開館日に手続きを行なえば、変更可能期日に手続きを行なったものと見なします

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